La agenda del caos
No es falta de tiempo, son pendientes sin decisión
En el mundo profesional hay un tema universalmente discutido pero con opiniones tan diversas que se ha vuelto cada vez más confuso: La administración del tiempo.
No es un tema nuevo y está plagado de metodologías y técnicas tan diversas y similares al mismo tiempo que vuelve aun más confuso el tema.
En la década de 1990 Stephen Covey popularizo una matriz de cuatro cuadrantes que usaba el presidente Eisenhower, quien categorizaba sus problemas entre importantes y urgentes. Muy sencilla de entender, pero en lo personal también muy engañosa.
No estoy diciendo que no sea funcional, pero los problemas que enfrentaba el 34° presidente de los Estados Unidos creo que si se podían clasificar como importantes o urgentes. No digo que mis problemas no sean importantes, pero no afectan la vida de millones de personas y sobretodo, yo no soy militar, policía, bombero o médico; esos si atienden urgencias. Mis “urgencias” son errores de planeación propios o de terceros.
Sin embargo, la matriz se puede adaptar al contexto de cada quién y es una buena herramienta para ayudar a priorizar las actividades que se tienen que hacer, pero de eso a administrar el tiempo hay mucha diferencia. Por ejemplo: para tu servidor, redactar estas reflexiones es importante, pero no tanto como para escribirlas en horas hábiles o durante el tiempo que le dedico a mi familia. Y no es urgente; pero a mi mismo me hice la promesa de publicarlo cada semana.
La confusión tiene que ver con la palabra administración. Porque nos hace confundir el concepto del tiempo, porque evoca a las actividades que hacemos en los negocios, por ejemplo cuando hablamos de presupuestos, involucra estimar los ingresos y determinar como se va a repartir el dinero en diferentes rubros, desde los pagos de la nómina hasta la parte de las ganancias que se va a destinar para nuevas inversiones. La diferencia es que el dinero a diferencia del tiempo si lo puedes controlar.Piénsalo un momento, cuando una empresa enfrenta incertidumbre por aranceles, elecciones, tipo de cambio o regulaciones, puede frenar inversiones. Puede esperar. Puede mover capital. Con el tiempo no se puede hacer eso. Con el tiempo eso no lo puedes hacer. Sigue avanzando y no hay poder humano que lo detenga.
La percepción de como pasa el tiempo, puede variar. Por ejemplo cuando estamos de vacaciones, las semanas se sienten como días; pero si estas pasando por una enfermedad los días se sienten como meses. Vaya incluso puede ser que el tiempo pasa a diferente velocidad para quienes están en órbita, pero ni para los astronautas se detiene el tiempo.
Entonces no se trata solo de “administrar” el tiempo, ni de intentar priorizar en el momento en que ya llegó la presión. Porque cuando estás en medio del ruido, el criterio se nubla y siempre ganará lo más ruidoso, no lo más importante. El problema no es que no sepas priorizar; es que la mayoría intenta hacerlo en tiempo real, cuando el caos ya se apoderó de tu agenda.
Puedes tener una agenda bien planeada para tus juntas, sesiones y pendientes, pero siempre llegará algo “mas urgente”. Un cliente molesto, un requerimiento de alguna dependencia de gobierno… Dios no lo quiera un accidente o enfermedad de alguien de tu equipo o cercano a ti. Como dijo Saunders y popularizo Lennon, “La vida es lo que pasa cuando tu haces tus planes”.
Y si, probablemente estes pensando que esas son eventualidades, estoy de acuerdo. Pero el punto es que las prioridades cambian. Pero tu capacidad de atender pendientes no. Digamos que es como el ancho de banda del wifi, puedes tener 100Mbps; pero si en tu router hay 500 dispositivos conectados al mismo tiempo ni los stickers de WhatsApp se descargan.
Es como en una linea de producción, puedes intentar acomodar mejor las ordenes de trabajo; pero si metes más carga de la que puede producir se satura. Aparece inventario en proceso (WIP por las siglas en ingles Work In Process), retrasos, defectos, y retrabajos.
La agenda de muchas personas esta igual, no traen pendientes, traen WIP mental. Juntas abiertas. Correos sin cerrar. Decisiones a medias. Promesas hechas para ganar tiempo. Problemas estacionados con la esperanza de que se resuelvan solos, como si fueran aguacates madurando en la cocina.
Muchas personas no priorizan; acumulan. No deciden qué no hacer. Solo cambian fechas. Mueven pendientes como quien mueve cajas de una bodega saturada: hoy estorban aquí, mañana estorban allá. Pero siguen ocupando espacio mental. Con esa perspectiva la priorización deja de ordenar listas. Y se convierte en una acción de selección y dejar cosas fuera.
Una agenda fragmentada puede verse eficiente porque todo tiene bloques de 30 minutos. Pero para el cerebro, eso puede ser caótico. Arrancas una conversación estratégica, la cortas para una llamada operativa, luego respondes mensajes, luego revisas un documento, luego entras a una junta donde no decides nada, luego intentas volver a lo estratégico.
Antes de preguntar “¿cómo le hago para que me alcance el tiempo?”, hay que preguntar “¿qué demanda debe salir, cambiar de dueño o cambiar de fecha?”. Porque siempre seguirán llegando pendientes, lo que debemos de concientizar es que no todo lo que llega con presión merece prioridad. El criterio debe estar antes del ruido.
¿Cuál criterio? El que protege al cliente, el que evita daños serios, el que genera aprendizaje o capacidad futura, el que te ayuda a pensar mejor, sobretodo el que tiene fecha definida, no ansiedad heredada.
Dicho lo anterior, no se trata de preguntarnos ni de buscar métodos o apps nuevas que nos ayuden a que el tiempo nos alcance. Más bien es decidir lo que merece tu capacidad hoy, mañana y esta semana, antes de que llegue lo siguiente a reclamar tu atención.
El tiempo no se administra. Las decisiones, sí. Y la diferencia entre quien siente que “nunca le alcanza” y quien logra avanzar en sus objetivos, casi siempre no está en las horas del día. Está en la claridad con la que decide qué entra, qué espera y qué simplemente no le corresponde resolver.
¡Hasta la próxima!
Quiero agradecerte la decisión de leer las Reflexiones de este cuarentón, se que son minutos valiosos de tu tiempo y mi intención es buscar que las perspectivas que te comparto semana a semana te sirvan para facilitar tu toma de desiciones en el día a día de tu operación.
También quiero aprovechar para agradecerte, la semana pasada vi que mi libro había llegado al tercer lugar en ventas en Amazon México. Y si llegó a ese ranking es gracias a quienes me leen como tú. Mil gracias.
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